الإعداد> قاعدة المساندة

 تحديد أصحاب المصلحة وإشراكهم

لا بدّ من إلقاء الضوء على أهمية الاستشارة الشاملة، والتواصل، والحاجة إلى قيادة ومراقبة عملية الـ NSDSالإجمالية. وفي هذه المرحلة من المهم تحديد أصحاب المصلحة في منظومة الإحصاء الوطنية وعرض إجراءات لإشراكهم (مثلاً ورش عمل منتجي- مستخدمي الإحصاءات). وفي حال الضرورة، يمكن إطلاق ذلك من خلال تحليل أصحاب المصلحة عبر تحديد علاقة أصحاب المصلحة ضمن الـ NSS (انظر الإقرار)، وتحليل مشاركتهم، ودورهم وتأثيرهم. وسيتعين على المنظمات غير الحكومية أن تنخرط بشكل واسع، بما فيه قطاع الأعمال، ومنظمات المجتمع المدني، والمؤسسات الأكاديمية، ومظلّة من المنظمات مثل اتحادات المجتمع المدني وغرف التجارة والاتحادات التجارية.

سيكون لأصحاب المصلحة المختلفين اهتمامات مختلفة تحتاج أنواع ودرجات مختلفة من الانخراط في لجان وفرق التصميم. ومن المعروف أن مشاركة أصحاب المصلحة وشملهم يقود عادةً إلى:

  • التزام عال من جانب أصحاب المصلحة من أجل امتلاك كلّ من العملية والمنتج (الـ NSDS) وليصبحوا مشاركين كاملين في التطبيق، وبالتالي جعل الـ NSDS أكثر ملاءمةً وفعاليةً;
  • تمكين الطاقم الوطني (تعلّم الممارسات الأفضل في استشارات المستخدم، وبرمجة العمل، وتحديد الميزانيات والتعرف على أعمال إحصائية دولية وخبرات متنوعة);
  • تحسين التواصل (عملية الـ NSDS تسهّل التواصل الداخلي والخارجي وفهم عمليات الإحصاء الوطنية بين أصحاب المصلحة).

 

إشراك أصحاب المصلحة في الممارسة

من ومتى
ما أن يتم تأمين الالتزام الرسمي من جانب السلطات الوطنية، يجب اتخاذ إجراءات فورية لإشراك أصحاب المصلحة في العملية. وبشكل عام، هذه المهمة هي من مسؤولية المركز الأعلى في منظومة الإحصاء الوطنية- بحسب النموذج القائم من الـ NSS.

كيف
يتم تحديد أصحاب المصلحة في منظومة الإحصاء الوطنية. ويعتبر هذا الأمر مهماً بشكل خاص في الدول التي الـ NSSفيها غير منظم وفي حال كانت الدولة خارجة مؤخرًا من الصراعات. ويمكن لمكتب الإحصاء الوطني أن يقوم بهذا العمل الأولي من خلال اعتماد استبيان قصير وتستخدم النتائج كمعلومات لتغذية إعداد الخطوات التالية وقيادة بناء اللجان القطاعية لمرحلة تصميم الـ NSDS. وبشكل موازٍ مع هذا النشاط، يسهم شركاء تقنيون وماليون من الصفّ الأول الذين يعملون في الدولة، في إطلاق المزيد من الأعمال.

قد تدرس البلاد احتمال تنظيم فعالية للإطلاق وعقد اجتماعات ثنائية محددة من أجل إشراك أصحاب المصلحة. ولكن معظم مرحلة إدراك الوضع يجب أن تتم قبل الإطلاق (يجب تحديد أعضاء اللجان). ويشكل ذلك فرصةً جيدةً للسلطات الوطنية لتعبر عن اهتمامها والتزامها بعملية الـ NSDS ولأصحاب المصلحة الذين لم يشاركوا في إعداد الندوات (انظر الفهم) من أجل التعرف على الخطوات المختلفة والإجراءات المقبلة. وستشكل فعالية الإطلاق فرصةً جيدةً للمشاركين ليطلعوا على المسائل الأساسية المتصلة بالتطوير الإحصائي في مجالهم وبدء عملية إشراك الشركاء التقنيين والماليين الموجودين في البلد.
 

الترتيبات التنظيمية

يجب أن يستند التنظيم الإجمالي للعمل إلى التكوين الإداري في البلاد وترتيبات إدارة الـ NSS. وتضمّ بعض الدول أصلاً لجان أو مجالس إحصاء وطنية يختار أعضاؤها من مجموعات واسعة من أصحاب المصلحة. ويجب أن تستخدم هذه اللجان أو المجالس في حال كانت موجودة. وإلى جانب البنيات القائمة، يمكن تأسيس بنيات مخصصة لغرض معين وفق الحاجة إليها. وفي كثير من الحالات، يتحمل الـ NSOمسؤولية التحديد وحشد التأييد ونشر الوعي بين أصحاب المصلحة، إلى جانب إنشاء فرق لتنفيذ المهام، واللجان، ومجموعات ورش العمل، التي يجب تأسيسها على مستوى السياسة، وداخل الوكالات، والقطاع، والـ NSO. 

ومن الشائع ومن الموصى به أيضًا بناء منظومة مبنية من ثلاثة مستويات لعملية الـ NSD:

  • تمثل اللجنة التوجيهية مالك العملية (مبدئيًا الحكومة أو في بعض الأوقات مجلس الإحصاء الوطني) وتشمل ممثلي أصحاب المصلحة المهمين. وتؤمن اللجنة التوجيهية دعمًا سياسيًا أو حكومياً من أعلى مستوى لتطوير عملية الـ NSDS. وترفع اللجنة تقاريرها إلى مجلس الوزراء أو الوزير المسؤول عن الإحصاءات أو مجلس الإحصاءات بحسب الوضع السائد في الدولة.
  • لجنة عمل تقنية TWC /لجنة داخل الوكالة تعمل كأمانة عامة دائمة للجنة التوجيهية حيث يمكن تمثيل أصحاب المصلحة الاستراتيجيين بعضوية مستخلصة من كلّ القطاعات المشاركة. ويمكن أن يترأس الـ TWCرئيس الـ NSO أو يشارك في ترأسها ممثل رفيع المستوى لصاحب مصلحة مهمّ. وتؤمن الـ TWCمنصةً لإقامة تعاون وتنسيق بين القطاعات والتعبير عن العمل الذي يتم القيام به على المستوى القطاعي. يتم تيسيرعمل لجنة العمل التقنية حين يتم تعيين منسق NSDS يقود فريق تصميم الـ NSDSيتمتع بمركز عالٍ. ويقوم دوره على المساعدة في تطوير الإجراءات، وتنسيق الاجتماعات، والوصول إلى التمويل وتخصيصه، وتوظيف المستشارين، والالتقاء مع الموظفين في القطاعات الذين يشكلون نقاط تواصل، وتوفير الوثائق المتعلقة بمجمل العمليات. وقد يتم درس اللجوء إلى مستشارين آخرين (وطنيين أو دوليين) للمساعدة في مهام الـ TWC.
  • يمكن إنشاء لجان العمل القطاعية SWC أو قوى العمل لتطوير الاستراتيجيات القطاعية (يمكن أن تكون هذه ال ـSWC لجان فرعية قائمة أصلاً وتعمل في إطار المجلس الإحصائي الوطني) على تنسيق وثيق مع الـ TWCومنسق NSDS. ومن المهم الإعداد بحذر لعمل هذه اللجان وضمان مشاركة تمثيلية لأصحاب المصلحة المعنيين (بما فيه الشركاء التقنيين والماليين). ينصح بأن يساند المستشارون الوطنيون كلّ واحد من فرق العمل وأن يقيّموا وضع كلّ قطاع في ما خصّ خطط التطوير الوطنية على المديين البعيد والمتوسط، ويعدّوا خطط عمل القطاع وأوراق عمل اللجنة. 
  • يجب أن تعقد لقاءات اللجنة التوجيهية على أساس فصلي، أمّا اجتماعات الـ TWCوالـ SWCفعلي أساس شهري.

 

الترتيبات التنظيمية في الممارسة

من ومتى

عادةً، تكون الخطوات الأولية الخاصة بالترتيبات مسؤولية صاحب المنصب الأعلى في المنظومة الإحصائية الوطنية (أو الأشخاص المفوضين الذين يسمّيهم). وحين تكون هيكلية التعاون قائمة أصلاً (المجلس الوطني للإحصاء)، تكون العملية أسهل بما أن أصحاب المصلحة الرئيسيين ممثلون بالفعل. وينصح كذلك البدء بإنشاء هذه الهيكلية في أسرع وقت ممكن (ويستحسن أن يتم ذلك على الفور ما أن يتم تأمين الالتزام من خلال نشاطات حشد تأييد ملائمة). وفي حال تمّ تطبيق هذه الهيكلية بسرعة، يمكن أن يبدأ تصميم الاستراتيجية على الفور بعد حصول خارطة الطريق على التأييد.

كيف

يجب إنشاء الهيكلية التنظيمية من خلال قرار محدد صادر على مستوى مجلس الوزراء أو الوزير المسؤول عن الإحصاءات في البلاد. وفي بعض الأحيان، تكون الترتيبات التنظيمية أصلاً جزءًا من القرار الرسمي المؤيد لعملية الـ NSDS.

وهنا من المهم تحديد أدوار اللجان المختلفة ومسؤولياتها بدقة، إلى جانب طرائق التشغيل الخاصة بها، والآليات المخطط لها. كذلك يجب الانتباه أيضًا إلى مواصفات منسق NSDS (في حال وجودها) وإلى المستشارين الوطنيين والدوليين (انظر فريق التصميم).