7 Preparando planes de acción

Preparando Planes de Acción es un paso importante para preparar la implementación de una estrategia para el desarrollo de la estadística. La estrategia definida por la ENDE necesita ser traducida hacia un plan de acción, el cual describirá con más precisión lo que necesita hacerse, por quién, cuándo y a qué costo. Los planes de acción deben ser organizados de acuerdo a los objetivos estratégicos, resultados, y productos/resultados que serán logrados. Estos deberán incluir un presupuesto, un plan de financiamiento y un proceso de M&E (Ver: Pasos Esenciales). 

La definición de una estrategia, reflejando la visión prevalente entre los actores, no es suficiente para implementar la estrategia. La implementación de una estrategia comienza con sus objetivos. Cada objetivo se dirige hacia un impacto que se traduce en un resultado. El resultado (“outcome”), a su vez, requiere el logro de productos/resultados(“outputs”). Los planes de acción muestran las actividades necesarias para entregar los productos/resultados deseados. Como se mencionó en el capítulo anterior “el logro exitoso de la meta estratégica dependerá de estrategias a mediano y largo plazo bien pensaras, divididas en actividades/planes de acción".

Los planes de acción por lo tanto deberían estar muy vinculados al logro de los productos/resultados requeridos por las metas estratégicas definidas en la ENDE. Si las metas estratégicas están claramente definidas, de acuerdo al enfoque EMLRT: Específicas, Mensurables, Logrables, Relevantes y Tiempo Fijo, no debería ser difícil identificar las acciones relacionadas a los objetivos.

En base a la estrategia general de la ENDE, los objetivos operativos están vinculados a las principales áreas de intervención (Ver: IDENTIFICANDO METAS ESTRATÉGICAS). Un plan de acción debería ser creado para cada área de intervención, con una clara identificación de las tareas que deben ser acometidas para entregar los productos/resultados deseados y lograr la estrategia.

Los planes de acción se referirán a las áreas de capacidad del SEN hacia las cuales se relacionan los objetivos operativos: gobernabilidad política y técnica (gestión), recursos humanos, estructura física y estadística, financiamiento, políticas estadísticas, procesos y socios. Todos estos aspectos deberán ser tomados en consideración deberán reflejar el contexto nacional y la estructura administrativa del país.

¿CÓMO DISEÑAR UN PLAN DE ACCIÓN ?
Cuando se tiene claramente en mente lo que se desea lograr, se pueden definir los productos/resultados que son necesarios para lograr los objetivos operativos. El propósito (resultado) para cada objetivo tiene que ser identificado, así como los productos. Si éste es el caso, facilitará la identificación de tareas y actividades que necesitan ser llevadas a cabo.

La identificación de actividades en sí misma no hace el plan de acción, el cual necesita ser más que la simple enumeración de actividades que necesitamos llevar a cabo. Además de la enumeración, un plan de acción o programa de trabajo debería incluir: un marco de tiempo (¿Cuándo?); una evaluación de las capacidades existentes para poder identificar las capacidades faltantes (¿Cómo?); una evaluación de costos (¿Cuánto?); la identificación de los actores (¿Quiénes?); y los mecanismos apropiados para el monitoreo y evaluación de progreso (¿Para qué?).

Un plan de acción incluye:

  • Quién va a hacer qué– asignando las responsabilidades y fijando las metas;
  • Cuándo – estimando el cronograma y la duración de actividades; 
  • En qué orden – determinando la secuencia y dependencia de las actividades;
  • Cómo – definiendo los recursos humanos, técnicos y financieros que se necesitan;
  • Para qué – identificando y seleccionando los indicadores que pueden ser utilizados para llevar la cuenta del progreso y monitorear el desempeño de la acción.

Una actividad desglosada en tareas separadas facilitará el desarrollo del marco de tiempo. Un plan de acción preciso en la ENDE será un valor agregado no solo para el Instituto Nacional de Estadística y el SEN, sino también para los donantes y organizaciones internacionales porque les puede dar una idea clara sobre las actividades por sector que necesitan ser implementadas, y del costo de cada actividad.

El Plan de Acción debería estar insertado en un marco lógico que refleje la lógica de intervención de la estrategia para el desarrollo de las estadísticas en el país. El cuadro de abajo nos muestra el marco lógico que conecta una estrategia con su plan de acción relacionado.

El contenido del Marco Lógico para presentar la estrategia y el plan de acción

Objetivo General  El amplio impacto de desarrollo hacia el cual el proyecto/ENDE contribuye
Resultado El resultado de desarrollo al final de la implementación de la ENDE, más específicamente los beneficios esperados para los grupos meta
Productos Los resultados directos y tangibles (bienes y servicios) que la ENDE entregará y que están mayormente bajo control de gestión del proyecto
Actividades Las tareas (programa de trabajo) que necesitan ser llevadas a cabo para entregar los resultados planificados
Indicadores Los indicadores están conectados a la planificación basada en objetivos y miden cómo los objetivos, propósito, resultados y actividades de la ENDE serán logrados

  

PRINCIPALES CONTENIDOS DEL PLAN DE ACCIÓN
Debe detallarse un plan de acción, y ser utilizado como un instrumentos diario para los individuos a cargo de su desarrollo, para que ellos controlen las acciones, costos y línea de tiempo, para monitorear y evaluar la implementación, hacer los ajustes que sean necesarios y luego evaluar los resultados.

Para poder preparar un plan detallado de actividades, deberían considerarse los siguientes puntos:

  1. Hacer una lista de las principales actividades
  2. Desglosar las actividades en tareas manejables
  3. Clarificar la secuencia y las dependencias entre las tareas
  4. Estimar el arranque, duración y terminación final de las actividades
  5. Resumir el cronograma de las principales actividades
  6. Definir los hitos (o logros principales)
  7. Definir las capacidades existentes y los insumos (equipamiento, experiencia, etc.) que faltan
  8. Asignar tareas a los miembros del equipo

Se puede utilizar un software de gestión de proyectos para prepara el plan de acción, pero un archivo Excel podría ser suficiente y es más fácil de preparar y difundir.

 

PRESUPUESTANDO PARA UN PLAN DE ACCIÓN
Una vez que las actividades para el período de la ENDE hubieran sido definidas, se necesita traducirlas en planes de acción anuales, con un programa de trabajo detallado y el respectivo presupuesto. El programa de trabajo debería estar sostenido por un presupuesto, para controlar las operaciones y resultados.

El presupuesto es, de hecho, crucial para la implementación de los planes de acción. Todas las acciones necesitan ser cuidadosamente presupuestadas para poder tener una visión general del costo total del plan de acción y para identificarlas formas de financiarlo.

El presupuesto deberá:

  • Mostrar los costos totales, tanto actuales como de inversión para la implementación de las acciones;
  • Especificar la carga esperada sobre el presupuesto nacional o los requerimientos de financiamiento externo;
  • Describir en algún detalle cómo se utilizarán los recursos, por ítems de gastos principales, costos actualizados y gastos de capital.

El costeo de la implementación de una ENDE en los países en desarrollo podría ser difícil de definir debido a las incertidumbres de los países en cuestión, pero es crucial tener una estimación clara de los costos de las operaciones estadísticas y las actividades a ser llevadas a cabo para ayudar con la definición de la estrategia de financiamiento (Ver: PRESUPUESTANDO Y FINANZAS).

 

En la práctica

Quién y Cuándo

Los actores a ser movilizados deberían estar claramente identificados en el plan de acción, con referencia a las instituciones concernidas, tanto dentro como fuera del SEN.

Cómo

- Los planes de acción son necesarios porque sus procesos de preparación contribuyen a disminuir la brecha entre los Objetivos de la ENDE y su grado de implementación; ésta es una de las principales desventajas identificadas en la evaluación de la ENDE. Planes de acción bien preparados les permitirá ser realistas.

- Planes de acción completos y extremadamente detallados son una pesada carga durante el proceso de preparación. Para no desalentar al equipo de preparación, un plan de acción preciso debería estar disponible para el primer año de la implementación de la ENDE. Para los demás años subsiguientes se pueden hacer estimados más aproximados del marco de tiempo necesario y los costos de los productos/resultados esperados.

- Los planes de acción deberían tomar en cuenta el nivel de las prioridades en los objetivos estratégicos de la ENDE. Los planes de acción son necesarios para todas las prioridades definidas en la estrategia.

- Es necesaria una evaluación de las capacidades disponibles en el SEN para cada actividad para poder identificar las capacidades faltantes, la estrategia para movilizarlas, y los costos a ser enfrentados. Los planes de acción no tienen posibilidad de ser implementados si los recursos correspondientes no han sido suficientemente asegurados y racionalizados en una estrategia de financiamiento.

- Cuando una actividad es parte de una secuencia el plan de acción debería mencionar que es un requisito para otra actividad, o que otra actividad es un requisito para tomar en cuenta las restricciones que implica.

- Vale la pena repetir que los países tienen un programa estadístico existente y continuo, incluyendo censos u operaciones de encuestas ya planificados, y que ambos deben ser mantenidos en la mayor medida posible, revisados en algunos casos y expandidos como un resultado de las metas estratégicas acordadas para dicho período.

- La implementación del primer año del plan debe incluir el programa existente en marcha para dicho año.