Elaboration de plans d'action

L’élaboration de plans d’action est une étape importante pour préparer la mise en œuvre d’une stratégie de développement de la statistique. La stratégie définie dans la SNDS doit être traduite en plans d’action, afin de préciser  ce qui doit être accompli, par qui, quand et à quel coût. Les plans d’action doivent être organisés selon les objectifs stratégiques, les résultats et  produits à obtenir. Ils doivent comporter un budget, un plan de financement et des mécanismes de suivi et d'évaluation (cf. ETAPES  ESSENTIELLES).

La définition d’une stratégie, reflétant la vision qui prévaut parmi les parties prenantes, ne suffit pas pour assurer sa mise en œuvre. La mise en œuvre d’une stratégie commence par ses objectifs. Chacun de ces objectifs vise un impact, ce qui se traduit par un résultat, qui à son tour nécessite des produits. Les plans d’action montrent les activités nécessaires à cette production. Comme cela a été décrit au chapitre précédent : « Pour parvenir à ces objectifs stratégiques, il conviendra donc de mettre en place des stratégies mûrement réfléchies à moyen et long terme, ventilées en activités / plans d’action ».

Les plans d’action doivent donc être étroitement liés à l’obtention des résultats demandés par les objectifs stratégiques définis dans la SNDS. Si ces objectifs stratégiques sont clairement définis, d’après l’approche SMART (Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et situés dans le Temps), l’identification des actions liées aux objectifs sera relativement aisée.

Partant de la stratégie globale de la SNDS, les objectifs opérationnels sont définis en fonction des principaux domaines d’intervention (cf. IDENTIFICATION DES OBJECTIFS STRATEGIQUES). Un plan d’action doit être créé pour chaque domaine d’intervention, chacune des tâches devant être accomplies pour parvenir aux résultats souhaités et pour exécuter la stratégie ayant été clairement identifiée.

Les plans d’action renverront aux domaines de capacité de la SSN auxquels sont liés les objectifs opérationnels : gouvernance (gestion) politique et technique, ressources humaines, infrastructures physiques et statistiques, financement, politiques statistiques, processus et partenariats. Tous ces aspects doivent être pris en considération et s'insérer dans le contexte national et l’organisation administrative du pays.

COMMENT CONCEVOIR UN PLAN D’ACTION ?

Une fois les objectifs clairement établis, il est possible de définir les produits nécessaires pour atteindre les objectifs opérationnels. La finalité correspondant à chaque objectif doit être identifiée ainsi que les résultats, ce qui facilitera l’identification des tâches et des activités devant être menées.

L’identification des activités en soi ne constitue pas un plan d’action, qui est plus que le simple inventaire des activités devant être accomplies. En plus de cet inventaire, le plan d’action ou programme de travail doit comporter les éléments suivants : un calendrier (Quand ?) ; un bilan des capacités existantes en vue d’identifier les carences (Comment ?) ; un bilan en termes de coûts ; l’identification des acteurs (Qui ?) ; les mécanismes appropriés de pilotage et d’évaluation de l’avancement.

Un plan d’action comporte les éléments suivants :

  • Qui sera chargé de quelles activités – attribution des responsabilités et fixation des objectifs ;
  • Quand – estimation du calendrier des activités ;
  • Dans quel ordre – définition de la séquence des activités et des interdépendances entre elles ;
  • Comment – définition des besoins humains, techniques et financiers ;
  • Pour quoi faire – identification et sélection des indicateurs pouvant être utilisés pour suivre l’avancement et la performance de la démarche.

La décomposition de l’activité par tâches facilite le déroulement du calendrier. Dans la SNDS, l’élaboration d’un plan d’action précis constituera un atout précieux non seulement pour l’INS et le SSN mais aussi pour les donateurs et les organisations internationales qui auront ainsi une idée plus claire des activités devant être mises en œuvre par secteur et du coût de chacune de ces activités.

Le plan d’action doit s’insérer dans un cadre logique reflétant la logique d’intervention de la stratégie pour le développement des statistiques dans le pays. Le tableau ci-dessous présente le cadre logique reliant la stratégie et le plan d’action correspondant.

Contenu du cadre logique pour présenter la stratégie et le plan d’action

Objectif global  L'impact général du plan d'action de la SNDS en termes de développement
Finalité Le résultat en termes de développement à l’issue du processus de mise en œuvre de la SNDS, plus précisément les avantages escomptés pour les groupes cibles
Produits Les résultats directs et tangibles (biens et services) apportés par la SNDS et qui relèvent largement de la gestion de projets
Activités Les tâches (programme de travail) devant être accomplies pour aboutir aux résultats escomptés
Indicateurs Les indicateurs sont liés à la planification axée sur les résultats et mesurent la manière dont les objectifs, la finalité, les résultats et les activités de la SNDS seront réalisés

  

CONTENU PRINCIPAL DU PLAN D’ACTION

Un plan d’action doit être détaillé et utilisé comme un instrument quotidien permettant aux personnes responsables de son déroulement de contrôler les actions, les coûts et le calendrier, d’assurer le suivi, de faire le bilan de la mise en œuvre, de procéder aux ajustements nécessaires et d’évaluer les résultats.

Les éléments suivants doivent être pris en considération dans la préparation d’un plan d’action détaillé :

  1. Liste des principales activités
  2. Décomposition des activités en tâches gérables
  3. Clarification de la séquence et des interdépendances entre les tâches
  4. Estimation du point de lancement, de la durée et de l’achèvement des activités
  5. Calendrier résumé des principales activités
  6. Définition des points d'étape
  7. Définition des capacités existantes et des intrants (équipement, expertise...) qui font défaut
  8. Attribution des tâches

 

Il est possible d’utiliser un logiciel de gestion de projets pour préparer le plan d’action, mais un fichier Excel est suffisant et plus facile à préparer et à diffuser.

 

BUDGÉTISATION D’UN PLAN D’ACTION

Une fois définies les activités pour la période de la SNDS, il convient de les traduire en plans d’action annuels, avec un programme de travail détaillé et le budget correspondant. Le programme de travail doit s’appuyer sur un budget afin de contrôler les opérations et les résultats.

En fait, le budget est un élément capital de la mise en œuvre du plan d’action. Toutes les actions doivent être soigneusement budgétées afin d’être en mesure d’avoir une vue globale du coût total du plan d’action et d’identifier les moyens de le financer.

Le budget permettra de connaître les éléments suivants :

  • Le montant total des dépenses courantes et des investissements pour la mise en œuvre des actions ;
  • La charge attendue sur le budget national ou les besoins en financement extérieur ;
  • Il fournira quelques détails sur la manière dont les ressources seront utilisées, par principaux postes de dépense, dépenses courantes, surcoûts et investissement.

La mise en œuvre d’une SNDS dans les pays en développement peut s’avérer difficile à chiffrer en raison des incertitudes propres à chaque pays. Cependant, il est essentiel de disposer d’une estimation claire du coût des opérations et des activités statistiques à accomplir pour aider à la définition de la stratégie de financement (cf. BUDGETISATION ET FINANCEMENT).

 

Dans la pratique

Qui et quand

Les acteurs à mobiliser doivent être clairement identifiés dans le plan d’action, en faisant référence aux institutions concernées, au sein du SSN ou à l’extérieur.

Comment

- Les plans d’action sont nécessaires parce que le processus de préparation aide à combler l’écart entre les objectifs de la SNDS et son degré de mise en œuvre, ce qui constitue un des principaux inconvénients identifiés dans l’évaluation de la SNDS. S’ils sont bien préparés, les plans d’action permettent une action réaliste.

- La conception de plans d’action complets et extrêmement détaillés est fortement consommatrice de ressources lors du processus de préparation. Pour ne pas décourager l’équipe chargée de la préparation, un plan d’action précis doit être disponible pour la première année de la mise en œuvre de la SNDS. Pour les années suivantes, l’estimation du calendrier et des coûts de la production peut être plus approximative.

- Les plans d’action doivent prendre en compte le degré de priorité de chaque objectif stratégique de la SNDS. Des plans d’action sont nécessaires pour chacune des priorités définies dans la stratégie.

- Une évaluation des capacités disponibles au sein du SSN pour chaque activité est nécessaire pour identifier les capacités manquantes, la stratégie pour les mobiliser et les coûts correspondants. Les plans d’action n’ont aucune chance d’être mis en œuvre si les ressources correspondantes n’ont pas été suffisamment assurées lors de la phase précédente et rationalisées dans le cadre d’une stratégie de financement.

- Lorsqu’une activité s’intègre dans une séquence, le plan d’action doit signaler qu’elle conditionne la réalisation d’une autre activité ou qu’une autre activité suit une étape incontournable, et il doit prendre en compte les contraintes implicites.

- Il convient de rappeler qu’il existe toujours un programme statistique en cours, y-compris des opérations de recensement déjà planifiées ou des enquêtes prévues qui doivent toutes être maintenues pour l'essentiel, révisées pour certaines et développées pour atteindre les objectifs stratégiques pour la période.

- Durant la première année du plan, la mise en œuvre doit comporter le programme déjà en cours pour la même année.