7 Elaboração dos planos de acção

 A elaboração dos planos de acção é um passo importante para preparar a implementação de uma estratégia para o desenvolvimento das estatísticas. A estratégia definida na ENDE precisa de ser traduzida em plano de acção, que estabelece de uma forma precisa o que é preciso ser feito, por quem, quando e a que custo. Os planos de acção devem ser organizados junto com os objectivos estratégicos, resultados e rendimentos que serão alcançados. Devem incluir um orçamento, um plano de financiamento e um processo de Monitoria e Avaliação (veja-se PASSOS FUNDAMENTAIS). 

Cada objectivo visa um impacto que se traduz num resultado. A definição de uma estratégia, que reflecte a visão prevalecente no seio dos intervenientes, não é suficiente para implementar a estratégia. A implementação de uma estratégia começa com os seus objectivos. Cada objectivo tem em vista o impacto que se traduz em resultado. O resultado, por sua vez, requer a produção de rendimentos. Conforme referido no capítulo anterior: “consecução bem sucedida dos objectivos estratégicos dependerá das estratégias de médio e longo prazo bem concebidas, subdivididas em actividades/planos de acção".

Os planos de acção devem, por isso, estar estritamente ligados às realizações dos rendimentos estabelecidos nos objectivos estratégicos na ENDE. Se os objectivos estratégicos estiverem claramente definidos, de acordo com a abordagem EMART (SMART), i.e., Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Temporais, não devia ser difícil identificar as acções relacionadas com os objectivos.

Baseado na estratégia global da ENDE, os objectivos operacionais estão ligados às principais áreas de intervenção (Veja-se IDENTIFICAÇÃO DE OBJECTIVOS ESTRATÉGICOS). Um plano de acção deve ser criado para cada área de intervenção, com uma identificação clara das tarefas que devem ser empreendidas para a consecução dos rendimentos desejados e para a concretização da estratégia.

Os Planos de Acção referir-se-ão às áreas de capacidade do SNE comos quais os objectivos operacionais estão relacionados: governação política e técnica (gestão),recursos humanos, estruturas estatísticas e físicas, financiamento, políticas estatísticas, processos e parcerias. Todos estes aspectos devem ser levados em conta e devem reflectir o contexto nacional e administrativo criados no país.

COMO ELABORAR UM PLANO DE ACÇÃO  ?
Quando se tem em mente o quê que se pretende alcançar, pode definir-se as realizações que são necessárias para o alcance dos objectivos operacionais. O propósito (resultado) para cada objectivo tem de ser identificado bem como as realizações. Se for o caso, facilitará a identificação das tarefas e actividades que era necessário leva-las a cabo.

A identificação das actividades de per si não faz o plano de acção, que é mais do que a enumeração de actividades que precisamos de levar a cabo. Para além de que a enumeração, um plano de acção ou programa de trabalho deviam incluir: um calendário (Quando?); uma avaliação das capacidades existentes de modo a identificar as capacidades em falta (Como?); uma avaliação do custo (Quanto?); a identificação dos actores (Quem?); mecanismos adequados para monitorar e avaliar o progresso (Para quê?).

Um plano de acçao inclui:

  • Quem irá fazer o quê – atribuição de responsabilidades e estabelecimento de metas;
  • Quem – estimar o calendário e a duração da actividade; 
  • Em que ordem – determinando a sequência e dependência das actividades;
  • Como – definindo os recursos humanos, técnicos e financeiros necessários;
  • Para quê – identificando e seleccionando indicadores que podem ser usados para fazer o seguimento do progresso e monitorar o desempenho da acção.

Uma actividade repartida em tarefas facilitará a elaboração do calendário. Um plano de acção preciso na ENDE será um valor acrescentado não apenas para o INE e SNE mas também para os doadores e organizações internacionais porque poderá lhes dar uma ideia sobre as actividades por sector que precisam de ser implementadas e os custos de cada actividade.

O Plano de Acção deve ser inserido num quadro lógico que reflita a intervenção lógica da estratégia para o desenvolvimento de estatísticas no país. A tabela abaixo mostra o quadro lógico que ligue uma estratégia e o plano de acção relativo.

Conteúdos do Quadro Lógico para apresentar a estratégia e o plano de acção

Objectivo geral  O impacto de desenvolvimentoamplopara o qual o projecto/ENDE contribui
Resultado (Propósito)
O resultado do desenvolvimento no fim da implementação da ENDE,mais especificamente os benefícios esperados aos grupos alvo
Realizações Os resultados directos e tangíveis (bens e serviços) que a ENDE irá trazer e que estão amplamente sob control da gestão do projecto
Actividades As tarefas (programa de trabalho) que devem ser levadas a cabo para a consecução dos resultados planificados
Indicadores Indicadores estão ligados à planificação baseada em objectivos e medem como os objectivos, propósitos, resultados e actividades da ENDE serão alcançados

  

PRINCIPAIS CONTEÚDOS DO PLANO DE ACÇÃO
Um plano de acção deve ser detalhado e usado como um instrumento diário para as pessoas responsáveis da sua elaboração, para controlar as acções, custos e calendários, para monitorar e avaliar a implementação, para fazer os ajustamentos necessários e avaliar os resultados.

De modo a preparar um plano detalhado de actividades, deve considerar-se o seguinte:

  1. Lista das principais actividades
  2. Subdividir as actividades em tarefas que possam ser geridas
  3. Clarificar a sequência e dependências entre as tarefas
  4. Estimar o arranque, duração e conclusão das actividades
  5. Resumir escalonando as principaisactividades
  6. Definir as metas
  7. Definir as capacidades existentes e os inputs (equipamento, conhecimento…) que estão em falta
  8. Distribuir tarefas no seio da equipa

Um software de gestão do projecto pode ser usado para elaborar o plano de acção, porém uma pasta de excel é suficiente e mais fácil de elaborar e divulgar.

 

ORÇAMENTANDO UM PLANO DE ACÇÃO
Uma vez definidas as actividades para o period da ENDE, elas precisam de serem traduzidas em planos de acção anuais, com um programa de trabalho detalhado e o respectivo orçamento. O programa de trabalho deve ser reforçado por um orçamento, de modo a controlar operações e resultados.

O orçamento é obviamente crucial para a implementação dos planos de acção. Todas as acções devem ser orçamentadas criteriosamente de modo a ter uma visão geral do total do custo do plano de acção e identificar as formas de financia-lo.

O orçamento irá:

  • Mostrar os custos actuais e investimentos para a implementação das acções;
  • Especificar os encargos esperados no orçamento nacional ou requisitos de financiamento externo;
  • Descrever até certo detalhe como os recursos serão usados, por principais itens de despesas, custos actuais, custos adicionais e despesa de capital.

O cálculo da implementação de ENDE nos países em desenvolvimento poderá ser difícil definir devido às incertezas do país, porém é importante ter uma estimativa clara das operações estatísticas e actividades a serem levadas a cabo para ajudar a definição da estratégia de financiamento (Veja-se ORÇAMENTAÇÃO E FINANÇAS).

 

Em prática

Quem e Quando

Os actors a serem mobilisados deve estar claramente identificados no plano de acção, com referência às instituições interessadas, dentro e for a do SNE.

Como

- Os planos de acção são necessários porque os seus processos de preparação contribuem para restringir o interval entre os Objectivos da ENDE e o seu nível de implementação, um dos inconvenientes principais identificados na avaliação da ENDE. Planos de acção bem preparados irão ajudar-nos a ser realistas.

- Planos de acção completes e extremamente detalhados constituem um encargo pesado no processo de preparação. De modo a não desencorajar a equipa de elaboração, um plano de acção preciso deve estar disponível para o primeiro ano de implementação da ENDE. Para os restantes anos, estimativas do calendário e dos custos das realizações podem não ser tão detalhados.

- Os planos de acção devem tomar em consideração o nível das prioridades definidas nos objectivos estratégicos da ENDE. Os planos de acção são necessários para todas as prioridades definidas na estratégia.

- Uma avaliação das capacidades disponíveis no SNE para cada actividade é necessária para identificar as capacidades em falta, a estratégia para mobilizar essas capacidades e os custos que serão incorridos. Os planos de acção não têm como serem bem sucedidos se os recursos correspondentes não tiverem sido suficientemente garantidos na fase anterior e racionalizados numa estratégia de financiamento.

- Quando uma actividade é parte de uma sequência, o plano de acção deve fazer menção que é um pré-requisito para outra actividade ou que a outra actividade é um pré-requisito e que leva em conta os constrangimentos inerentes.

- É importante referir que países têm um programa estatístico em curso incluindo censos já planificados ou operações de inquéritos e que os dois devem manter na sua maior parte, revistos em algumas partes e expandidos como resultado dos objectivos estratégicos acordados para o período.

- A implementação do primeiro ano do plano tem de incluir programas em curso para esse mesmo ano.